KAIST

행정부서를 직접 방문하는 경우

• 현관 입구에는 부서별 안내도 및 명패를 비치하여 방문객이 쉽게 찾을 수 있도록 하겠습니다.
• 방문객은 편리한 시간에 방문할 수 있도록 사전에 약속할 수 있으며 이 경우 방문객과의 약속시간을 지키도록 노력하겠습니다.
• 각 사무실 출입문에는 좌석배치도와 담당자의 업무내용을 비치하여 방문객이 담당자를 쉽게 찾을 수 있도록 하겠습니다.
• 편안한 분위기에서 방문목적을 달성할 수 있도록 방문객을 위한 공간 마련을 위해 노력하겠습니다.
• 담당자가 먼저 자신을 소개하고 방문객을 자리로 안내하여 방문사유를 경청한 후 성의를 다하여 돕겠습니다.

상담을 하는 경우

• 먼저 편안한 상태에서 이야기를 충분히 듣고, 명확한 질문을 통해 방문객의 요구사항이나 문의 사항의 핵심을 파악하겠습니다.
• 방문객의 이야기를 경청하면서 이를 요약 및 기록하여 상대에게 신뢰감을 주도록 하겠습니다.
• 요구와 문의 내용을 충분히 숙지한 후 방문객의 요구 사항이나 질의사항이 자신이 파악한 사항과 맞는지 정리확인한 후, 해결절차 시정조건 및 처리방법 등을 친절하고 자세하게 설명하겠습니다.
• 만일 자신의 권한 밖의 일이라면 자세하게 이를 말해주고 처리방법을 연구하거나 차선책 등을 알려주어 고객이 수긍하도록 노력하겠습니다.

전화로 용무를 처리하고자 하는 경우

• 전화는 벨이 두 번에서 세 번 정도 울린 후에 받고, 먼저 받는 사람의 소속과 이름을 밝혀 상대방이 전화를 옳게 걸었는지 자연스럽게 확인토록 하겠습니다. (예 : 총무팀 홍길동입니다)
• 상대방이 자신을 밝히지 않을때는 먼저 정중하게 상대방을 확인하고 용건에 대한 답변을 명확하게 하겠습니다.
• 자신의 업무가 아닌 경우에는 정중하게 그 이유와 담당부서, 담당자, 전화번호를 알려주고 가능하면 전화를 돌려주겠으며, 이때 먼저 담당자와 통화하여 통화내용을 간략하게 알려주도록 노력하겠습니다.
• 본인이 잘 모르는 내용일 때에는 상대방의 전화번호나 연락처를 물은 뒤 내용을 알아보고 연락을 주겠다고 말하겠습니다.

인트라넷을 활용하는 경우

• 원내 전자 게시판을 활용하여 우리 학교에서 벌어지는 각종 행사와 주요 사업에 대해서 적시에 알리도록 노력하겠습니다.
• 전자게시판의 행정건의사항에 게재된 민원사항에 대해서는 가급적 빠른 시일 안에 해결할 수 있도록 노력하고 처리내용을 답신형태로 게시판에 반드시 게재하겠습니다.

잘못된 서비스에 대한 시정조치

• 민원처리 결과에 대한 이의신청이 발생하면 이를 신중하게 검토할 것이며, 만일 부당한 행정처리였음이 밝혀지면 곧바로 시정하도록 노력하겠습니다.
• 불친절, 부당한 서비스를 받으신 경우에는 전자게시판의 행정건의사항에 게시해 주시길 바랍니다. 즉시 사실확인을 거쳐 해당직원에 대한 교육을 실시하고, 관련내용을 1주일 내에 통보하여 드리겠습니다.
• 또한 행정서비스를 받는 과정에서 다른 이의 모범이 될 만한 직원에 대해서는 연락을 주시면 널리 알려 본 보기가 될 수 있도록 하겠으며 인사상의 우대조치를 강구하도록 하겠습니다.
• 본인이 잘 모르는 내용일 때에는 상대방의 전화번호나 연락처를 물은 뒤 내용을 알아보고 연락을 주겠다고 말하겠습니다.